Hồ sơ chứng minh tài chính du học Nhật Bản từ A đến Z

Quy định chứng minh tài chính du học Nhật Bản

Chứng minh tài chính là yêu cầu bắt buộc đối với hầu hết du học sinh Nhật Bản, nhằm chứng minh du học sinh hoặc người bảo lãnh có đủ khả năng chi trả học phí, sinh hoạt phí trong suốt thời gian học tại Nhật.

Bạn cần chuẩn bị hồ sơ chứng minh tài chính khi làm thủ tục xin Giấy chứng nhận tư cách lưu trú (COE) thông qua trường tại Nhật.

Hồ sơ thường gồm sổ tiết kiệm, giấy xác nhận số dư, giấy tờ chứng minh công việc – thu nhập và giấy cam kết bảo lãnh tài chính. Sau khi hoàn thiện tại Việt Nam, hồ sơ được gửi sang Nhật để nhà trường kiểm tra và nộp lên cơ quan quản lý xuất nhập cảnh.

Khi xét COE, cơ quan quản lý sẽ xem xét nguồn tiền, thu nhập của người bảo lãnh, quá trình tích lũy và khả năng chi trả cho việc học tập, sinh hoạt tại Nhật trước khi quyết định cấp COE.

Sau khi được cấp COE, du học sinh tiếp tục làm thủ tục xin visa du học Nhật Bản tại Đại sứ quán hoặc Tổng Lãnh sự quán Nhật Bản tại Việt Nam. Ở bước này, thông thường không phải chứng minh tài chính lại, trừ trường hợp được yêu cầu bổ sung hồ sơ.

Du học Nhật cần chứng minh tài chính bao nhiêu?

Số tiền cần chứng minh được quy định cụ thể trong hướng dẫn tuyển sinh của từng trường, thường dao động khoảng 300 – 500 triệu đồng, tương đương khoảng 1,5 – 2,5 triệu Yên, hoặc cao hơn tùy trường, khóa học và thời gian học.

Chẳng hạn, trường Nhật ngữ Hokkaido HSL yêu cầu số dư từ 2 triệu Yên, trường Nhật ngữ Tokyo Galaxy yêu cầu khoảng 2 triệu Yên, trong khi trường Nhật ngữ Elite yêu cầu từ 2 triệu Yên đối với khóa học không quá 1 năm và từ 4 triệu Yên đối với khóa học trên 1 năm.

Vì vậy, du học sinh nên căn cứ vào hướng dẫn tuyển sinh của trường dự định theo học để xác định chính xác mức tài chính cần chuẩn bị.

Danh sách giấy tờ tài chính theo yêu cầu của Trường Nhật ngữ Akamonkai.

Giấy tờ cần có trong hồ sơ tài chính du học Nhật Bản

1. Sổ tiết kiệm

Theo kinh nghiệm chứng minh tài chính du học của Nguyễn Lê, sổ tiết kiệm khoảng 500 – 700 triệu đồng thường giúp hồ sơ tài chính an toàn và thuyết phục hơn khi xét COE.

► Số dư khuyến nghị:

• Hệ THPT: 600 triệu đồng.
• Hệ Nhật ngữ/Bekka: 500 triệu đồng.
• Hệ Senmon: 500 triệu đồng.
• Hệ Cao đẳng – Đại học: 700 triệu đồng.
• Hệ sau đại học: 500 triệu đồng.

► Loại sổ: Sổ tiết kiệm giấy, không sử dụng sổ online.

► Kỳ hạn gửi: Từ 12 tháng.

► Thời gian mở sổ: Nên mở trước ngày nộp hồ sơ ít nhất 3 tháng.

► Nơi mở sổ: Tại nơi đăng ký thường trú.

► Người đứng tên sổ: Người bảo lãnh, thường là bố hoặc mẹ.

► Hồ sơ sổ tiết kiệm cần nộp (scan và gộp thành 01 file PDF):

• Sổ tiết kiệm bản gốc.
• Bản photo sổ tiết kiệm có công chứng, photo trên 1 mặt giấy A4, mặt sau để trắng.
• Giấy xác nhận số dư sổ tiết kiệm có đóng dấu của ngân hàng, lưu ý:
  • Nội dung giấy xác nhận phải hoàn toàn bằng tiếng Việt.
  • Số dư được phân cách bằng dấu phẩy, ví dụ: 500,000,000.
  • Chỉ in 1 mặt trên giấy A4.
  • Nếu dài hơn 1 trang, in thành nhiều tờ và đóng dấu giáp lai giữa các trang.

Mẫu giấy xác nhận số dư thuần Việt dùng để nộp hồ sơ du học Nhật

Dịch vụ hỗ trợ sổ tiết kiệm du học Nhật trên toàn quốc

2. Chứng minh công việc và thu nhập của người bảo lãnh tài chính

Có sổ tiết kiệm là chưa đủ. Người bảo lãnh cần chứng minh được công việc, thu nhập thực tế và khả năng tích lũy phù hợp với số tiền đang có trong sổ tiết kiệm.

Thu nhập bao nhiêu là phù hợp?

Người bảo lãnh nên có mức thu nhập ổn định từ 25 triệu đồng/tháng trở lên, tương đương khoảng 300 triệu đồng/năm.

Mức thu nhập này giúp chứng minh người bảo lãnh có đủ khả năng chi trả cho quá trình du học, bao gồm học phí trung bình khoảng 70 – 100 man/năm và sinh hoạt phí khoảng 80 – 120 man/năm.

Hồ sơ chứng minh theo từng nhóm công việc

► Người lao động hưởng lương như công chức, viên chức, nhân viên văn phòng

• Hợp đồng lao động hoặc quyết định tuyển dụng/bổ nhiệm.
• Giấy xác nhận công việc, thể hiện rõ vị trí, thời gian công tác và mức lương.
• Sao kê tài khoản nhận lương hoặc bảng lương có xác nhận.
• Quá trình tham gia Bảo hiểm xã hội, có thể chụp từ ứng dụng VssID.
• Hồ sơ quyết toán hoặc chứng từ nộp thuế thu nhập cá nhân nếu có.

► Chủ doanh nghiệp

• Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp.
• Giấy tờ chứng minh chức vụ của người bảo lãnh tại doanh nghiệp.
• Hồ sơ chứng minh thu nhập và nghĩa vụ thuế của doanh nghiệp.
• Sao kê tài khoản hoặc chứng từ thể hiện doanh thu, dòng tiền thực tế nếu trường yêu cầu.

► Hộ kinh doanh, tiểu thương, người kinh doanh cá thể

• Giấy chứng nhận đăng ký hộ kinh doanh.
• Biên lai, chứng từ nộp thuế hoặc hồ sơ thuế.
• Sổ sách, hóa đơn, chứng từ thể hiện doanh thu và thu nhập thực tế.
• Sao kê tài khoản nhận tiền từ hoạt động kinh doanh nếu có.

► Nguồn thu nhập hợp pháp khác:

• Thu nhập từ cho thuê nhà, đất hoặc tài sản.
• Thu nhập từ đầu tư, góp vốn, cổ tức.
• Thu nhập từ sản xuất, kinh doanh hoặc các nguồn hợp pháp khác có chứng từ chứng minh.

Tùy trường, người bảo lãnh có thể phải cung cấp sao kê tài khoản, hồ sơ thu nhập và thuế trong 1 – 3 năm gần nhất để chứng minh quá trình hình thành số tiền tiết kiệm. Chẳng hạn, Tokyo World và Akamonkai có trường hợp yêu cầu hồ sơ thu nhập hoặc nộp thuế trong 3 năm gần nhất.

Nếu tiền được tích lũy từ thu nhập, có thể hình dung theo công thức:

(Tổng thu nhập – Chi phí sinh hoạt gia đình) × Thời gian tích lũy = Số tiền tiết kiệm

Ngoài ra, nguồn tiền cũng có thể đến từ bán nhà đất, chuyển nhượng tài sản, cho thuê, đầu tư, góp vốn hoặc các nguồn hợp pháp khác và cần có giấy tờ chứng minh tương ứng.

Nếu hồ sơ chưa thể hiện rõ nguồn tiền hoặc có khoản tiền lớn mới phát sinh, trường có thể yêu cầu thêm chứng từ nguồn tiền hoặc bản giải trình quá trình hình thành tài chính.

3. Giấy cam kết bảo lãnh tài chính

Người bảo lãnh cần lập giấy cam kết bảo lãnh tài chính để xác nhận trách nhiệm chi trả học phí, sinh hoạt phí và các khoản cần thiết cho du học sinh trong thời gian học tại Nhật.

Thông thường, trường sẽ cung cấp mẫu riêng, gọi là Giấy cam kết bảo lãnh tài chính (経費支弁書). Nội dung thường gồm quan hệ với du học sinh, lý do bảo lãnh, mức chi trả dự kiến và phương thức thanh toán học phí, sinh hoạt phí.

Mẫu giấy cam kết bảo lãnh tài chính trường Tokyo Galaxy

4. Giấy tờ chứng minh quan hệ với người bảo lãnh

Giấy tờ cần chuẩn bị tùy theo người bảo lãnh là bố/mẹ ruột hay người thân khác.

Trường hợp người bảo lãnh là bố hoặc mẹ ruột:

• Giấy khai sinh của du học sinh.
• CCCD photo công chứng của người bảo lãnh và du học sinh.
• Giấy xác nhận thông tin cư trú CT07 thể hiện quan hệ giữa các thành viên trong gia đình.

Trường hợp người bảo lãnh là người thân như cô, dì, chú, bác, anh/chị ruột:

• Giấy khai sinh của du học sinh.
• Giấy khai sinh của người bảo lãnh.
• Giấy khai sinh của bố hoặc mẹ du học sinh để đối chiếu và chứng minh quan hệ họ hàng.
• CCCD photo công chứng và giấy xác nhận thông tin cư trú CT07 của người bảo lãnh.
• Danh sách thành viên gia đình của người bảo lãnh nếu trường yêu cầu.
• Bản giải trình lý do người thân đứng ra bảo lãnh thay cho bố mẹ nếu được yêu cầu.

Một buổi tư vấn hồ sơ tài chính du học Nhật tại Nguyễn Lê

Các lỗi thường gặp khi làm hồ sơ tài chính du học Nhật

Khi hồ sơ xin COE không được chấp thuận, Cơ quan Quản lý Xuất nhập cảnh Nhật Bản sẽ thông báo lý do không cấp COE cho người hoặc đơn vị nộp hồ sơ tại Nhật.

Từ các thông báo này, các trường Nhật ngữ và đơn vị tư vấn đã tổng hợp thành bảng mã lý do từ chối COE để thuận tiện đối chiếu và xác định nhóm vấn đề cần khắc phục.

Bảng mã lỗi COE

Dưới đây là các lỗi dẫn đến việc không cấp COE có liên quan trực tiếp đến hồ sơ tài chính.

Lỗi số 4: Hồ sơ không đủ độ tin cậy

4E – Giấy chứng nhận số dư tiền gửi

• Thông tin trên giấy xác nhận số dư không chính xác hoặc không thống nhất.
• Thông tin tài khoản hoặc số dư không thể xác minh.
• Giấy xác nhận số dư có dấu hiệu bị chỉnh sửa, giả mạo hoặc không đủ độ tin cậy.

4F – Hồ sơ chứng minh công việc, thu nhập

• Thông tin về công việc hoặc mức thu nhập không thống nhất giữa các giấy tờ.
• Thu nhập kê khai không phù hợp với chứng từ thu nhập, hồ sơ thuế hoặc tài liệu liên quan.
• Giấy tờ chứng minh công việc, thu nhập không đủ độ tin cậy hoặc không thể xác minh.

4K – Sổ ngân hàng, lịch sử gửi/rút tiền

• Thông tin giao dịch không thống nhất với các tài liệu tài chính đã nộp.
• Sao kê hoặc lịch sử gửi/rút tiền có dấu hiệu bất thường, thiếu độ tin cậy.
• Nội dung trên sổ ngân hàng hoặc sao kê không thể xác minh khi được yêu cầu.

Lỗi số 5: Nộp thiếu hồ sơ

Không nộp đủ hoặc không bổ sung các tài liệu cần thiết khiến Cục không có đủ căn cứ để xét hồ sơ.

Lỗi số 6: Liên quan đến người bảo lãnh tài chính

6A – Không chứng minh được năng lực chi trả

Khả năng tài chính của người bảo lãnh không đủ thuyết phục để chứng minh có thể chi trả học phí và sinh hoạt phí cho du học sinh.

6B – Không chứng minh được quá trình hình thành tài sản và khả năng chi trả ổn định

• Số tiền tiết kiệm không tương xứng với thu nhập và khả năng tích lũy thực tế.
• Xuất hiện khoản tiền lớn trong thời gian ngắn nhưng không giải trình được nguồn gốc.
• Thu nhập sau khi trừ chi phí sinh hoạt không phù hợp với số tiền đã tích lũy.
• Thiếu tài liệu chứng minh quá trình hình thành khoản tiền trong sổ tiết kiệm.

6C – Hồ sơ liên quan đến việc chi trả không thống nhất

• Số liệu về thu nhập, tiền tiết kiệm và mức chi trả không khớp giữa các tài liệu.
• Nội dung trong giấy bảo lãnh tài chính không thống nhất với hồ sơ chứng minh tài chính.
• Có mâu thuẫn giữa các tài liệu khiến nội dung chứng minh khả năng chi trả không đủ độ tin cậy.

Du học Nhật Bản thành công với sự hỗ trợ từ Nguyễn Lê